Wzgórze Zamkowe

POLITYKA PRYWATNOŚCI ZR HOTELE 

Celem niniejszej polityki jest poinformowanie o zasadach ochrony prywatności podczas wykorzystywania informacji, jakie otrzymujemy bezpośrednio lub pośrednio od naszych Klientów, w tym również informacji pozyskiwanych za pośrednictwem naszych stron internetowych. Poniżej przedstawiamy informacje dotyczące gromadzonych danych oraz zasad ich przetwarzania i wykorzystywania.

I. Właścicielem hotelu i jednocześnie Administratorem danych osobowych jest 

ZR Hotele spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Kraków spółka komandytowa z siedzibą przy ul. Jodłowej 13, 30-251 Kraków (dalej jako „Administrator danych” lub „ZR Hotele”). 

II. Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których ZR Hotele jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których ZR Hotele przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. 

III. Administrator danych informuje, iż podane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), nazywane w skrócie RODO.

IV. Zbieramy dane osobowe, które są niezbędne do dokonania rezerwacji pobytu, wykonania kompleksowej usługi hotelowej lub gastronomicznej oraz do zaprezentowania informacji o specjalnych ofertach i usługach oferowanych przez ZR Hotele. 

V. Podanie przez Klienta danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne w celu wykonania rezerwacji pobytu i usługi hotelowej lub usługi gastronomicznej oraz zaprezentowania informacji o specjalnych ofertach i usługach oferowanych przez ZR Hotele. 

VI. Dane zbieramy :

a) podczas procesu rezerwacji przez stronę internetową, 

b) podczas procesu rezerwacji wykonywanej osobiście w hotelu lub w restauracji, drogą telefoniczną lub mailową, a także w trakcie meldowania gościa w hotelu,

c) poprzez wypełnienie formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie internetowej.

Dane możemy pozyskać również od naszych partnerów z portali rezerwacyjnych (Booking.com, HRS, organizatorów imprez, itp.), jeśli wyrażona została na to zgoda.

VII. Zbieramy następujące dane :

Podczas rezerwacji przez stronę internetową istnieje możliwość założenia konta Klienta lub założenia jednorazowej rezerwacji.

1.Przy zakładaniu konta na stronie hotelu, Klient samodzielnie ustala hasło dostępu do konta, oraz podaje następujące dane:

• Imię i Nazwisko
• Adres ( ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto)
• Numer telefonu
• Adres e-mail

Wyżej wymienione dane mogą być samodzielnie zmieniane przez Klienta po zalogowaniu się do konta.

Przy jednorazowej rezerwacji wykonywanej przez stronę internetową, zakres zbieranych danych jest taki sam jak podczas zakładania konta, powiększony dodatkowo o kraj zamieszkania.

2.Podczas rezerwacji dokonywanych osobiście, drogą telefoniczną lub mailową lub przez chat, a także meldowania Klienta w hotelu zbierane są następujące dane :

• Imię i Nazwisko;
• Adres ( ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto);
• Numer telefonu;
• Adres e-mail;
• Dane Przedsiębiorstwa wraz z nr NIP ( w przypadku wystawiania f-ry VAT na przedsiębiorstwo);
• Nr rejestracyjny pojazdu należącego do Klienta (w przypadku korzystania z parkingu hotelowego);
• Nr dokumentu tożsamości.

3.Poprzez wypełnienie formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie internetowej zbierane są następujące dane:

• Imię i Nazwisko; 
• Adres e-mail;
• Numer telefonu. 

4.Dane dzieci takie jak imię, nazwisko, narodowość i data urodzenia zbierane są wyłącznie od ich rodziców lub opiekunów prawnych w celu ustalenia ich wieku i przysługujących im zniżek, oraz w celach statystycznych ( obowiązek GUS i opłata klimatyczna).

5.Podczas korzystania ze stron internetowych hotelu pobierane są automatycznie dodatkowe informacje (adres IP przypisany do komputera z którego nastąpiło wejście na stronę hotelu, zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, rodzaj systemu operacyjnego). 

VIII. Zebrane dane wykorzystujemy do następujących celów:

1.Wypełniania naszych zobowiązań względem Klientów.

2.Obsługi rezerwacji pokoi i wniosków dotyczących zakwaterowania: 

• tworzenie i przechowywanie dokumentacji prawnej zgodnie ze standardami księgowości.

3.Obsługi pobytu Klienta w hotelu: 

• monitorowanie korzystania z usług (telefon, bar, płatna telewizja itp.)
• zarządzanie dostępem do pokoi,
• wewnętrzne zarządzanie listami Klientów, którzy zachowali się niewłaściwie podczas pobytu w hotelu (zachowanie agresywne i antyspołeczne, naruszenie warunków umowy z hotelem, naruszenie zasad bezpieczeństwa, kradzież, wyrządzenie szkody i wandalizm, problemy przy płatności).

4.Poprawy obsługi hotelowej, a szczególnie: 

• przetwarzania danych osobowych Klienta w ramach naszego programu marketingowego – w celu prowadzenia działań marketingowych, promocji marek i lepszego poznania wymagań i życzeń Klienta,
• lepsze dostosowanie naszych produktów i usług do wymagań Klientów,
• dopasowanie ofert handlowych i wiadomości o promocjach przesyłanych Klientowi,
• informowanie Klienta o specjalnych ofertach i nowych usługach hotelu.

5.Zarządzanie relacjami z Klientami przed pobytem, w trakcie i po: 

• obsługa programu lojalnościowego,
• operacje segmentacji w oparciu o historię rezerwacji i preferencje Klienta – w celu przesyłania Klientowi dostosowanych wiadomości,
• tworzenie statystyk i obliczanie wyników handlowych, a także prowadzenie sprawozdawczości,
• zapewnienie danych kontekstowych wykorzystywanych przez narzędzie proponowania ofert, gdy Klient odwiedza internetową stronę hotelu lub rezerwuje hotel,
• wysyłanie newsletterów, promocji oraz ofert usług turystycznych i hotelowych, a także telefoniczny kontakt z Klientem,
• obsługa wniosków dotyczących anulowania subskrypcji, promocji, ofert turystycznych i ankiet zadowolenia,
• realizowanie uprawnień Klientów ZR Hotele.

6.Poprawa usług hotelu, a w szczególności: 

• obsługi skarg i zażaleń,
• oferowanie Klientowi korzyści z tytułu programu lojalnościowego.

7.Zapewnienie bezpieczeństwa i usprawnienie korzystania ze stron internetowych hotelu w tym: 

• poprawy nawigacji,
• wdrażanie środków zabezpieczających i zapobiegających oszustwom.

8.Zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi (np. w zakresie przechowywania dokumentów księgowych).

IX. Do danych osobowych Klientów mają bezpośredni dostęp jedynie uprawnieni pracownicy ZR Hotele, oraz podmioty przetwarzające, z którymi zawarto odrębne umowy (podwykonawcy świadczący usługi dla ZR Hotele). Dane mogą zostać również udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

X. ZR Hotele podejmuje właściwe środki techniczne i organizacyjne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, w celu zapewnienia maksymalnej ochrony danych osobowych naszych Klientów.

XI. Kiedy Klient przekazuje nam dane karty kredytowej podczas rezerwacji, przekierowywany jest na stronę akceptanta kart płatniczych który zapewnia bezpieczeństwo przeprowadzanej transakcji. 

XII. Uprawnienia Klientów ZR Hotele:

1.Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
• cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).
• Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pana odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.
  
  W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt na adres e-mail: odo@zrhotele.pl  

2. Zwracamy uwagę na to, że:

• prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
• prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy;
• Administrator danych może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• w niektórych przypadkach Administrator danych może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).

3. Od dnia 25 maja 2018 przysługuje Pani/Panu prawo do wniesieni skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych. Lista organów nadzorczych w pozostałych państwach członkowskich UE jest dostępna na stronie:

http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080

XIII. Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez ZR Hotele. Informujemy, że:

• w przypadku, gdy ZR Hotele przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika;
• w przypadku, gdy ZR Hotel przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu Administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;
• przypadku, gdy ZR Hotele przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy;
• w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat.

XIV. Dane pozyskane z monitoringu usuwane są maksymalnie po 60 dniach od daty ich rejestracji.

XV. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych możliwy jest w siedzibie hotelu, lub za pomocą skrzynki mailowej: odo@zrhotele.pl 

XVI. Polityka Cookies

1. W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszej stronie internetowej. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej.  
2. Użytkownik ma możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do swojego urządzenia. W przypadku skorzystania z tej opcji korzystanie ze strony internetowej Administratora danych będzie możliwe, poza funkcjami, które ze swojej natury wymagają plików cookies.
3. Użytkownik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu przez pliki cookies do urządzenia użytkownika. Zmiany ustawień, o których mowa powyżej, użytkownik może dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji usługi. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu cookies na urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
4. Użytkownik może w każdej chwili usunąć pliki cookies korzystając z dostępnych funkcji w przeglądarce internetowej, której używa.
5. Ograniczenie stosowania plików cookies, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej Administratora danych.

XVII. Zmiany w Polityce prywatności

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 25.05.2018 r.